Mgr. Pierbatista Pizzaballa, Apostolisch Administrator van het Latijns Patriarchaat, opende vanuit Italië via Skype de bijeenkomst, gevolgd door M. Sami El-Yousef, Administrateur-Generaal van het patriarchaat. Deze laatste is tevens belast met de herstructurering. Er was ook een vertegenwoordiger aanwezig van het adviesbureau Deloitte, alsook vertegenwoordigers van Deloitte Italië, die verantwoordelijk waren voor het contract.
Drie patriarchale vicarissen woonden de workshop bij: Mgr. Boulos Marcuzzo, Patriarchaal Vicaris voor Jeruzalem en Palestina, Mgr. William Shomali, Patriarchaal Vicaris voor Jordanië en P. Hanna Kildani, Patriarchaal Vicaris voor Israël, alsook de vertegenwoordigers van het financieel bureau van Jordanië, van het seminarie van Beit Jala en van de administratie voor de scholen in Palestina, Jordanië en Israël.
Twee belangrijke werkgroepen gingen aan de slag. De eerste boog zich over het veranderingsproces in de administratie binnen de instellingen alsook over de introductie van een nieuwe organisatie van de algemene administratie, van nieuwe vacatures en de nieuwe aanpak van machtigingen bij de bank. De tweede werkgroep hield zich bezig met nieuwe operationele procedures voor zes domeinen: de schatkist, de financies, de giften, human resource, fundraising en het centraal beheer. Deze procedures zouden in de toekomst de leidende principes worden voor de financiële en administratie aanpak binnen het patriarchaat. De nieuwe procedures brachten heel wat verheldering omtrent de relaties tussen de verschillende bureaus en introduceerden ook de principes betreffende de taakverdelingen en de interne controles.
Het is belangrijk te melden dat enkele van de te nemen stappen reeds geïmplementeerd zijn. Zo bijvoorbeeld de invoering van de nieuwe aanpak inzake machtigingen bij de banken, alsook de opsplitsing van de opdrachten binnen het domein van de betalingen. Bijkomende etappes moeten dan weer in de komende weken en maanden van start gaan, zodat de hele herstructurering met begeleidende maatregelen dan voltooid zal worden. Deze workshop betekende een belangrijke stap in heel de herstructurering, maar tegelijk waren alle participanten het erover eens dat de échte uitdaging er precies zou in bestaan om zowel de nodige verandering in de cultuur als alle genomen beslissingen in praktijk te brengen om zo volop de vruchten van deze vernieuwing te smaken. Alle deelnemers waren ten zeerste enthousiast over het feit dat dit hervormingsproces in het patriarchaat aanleiding zal geven tot een beter management, met tegelijk ook nog in het achterhoofd de idee dat alle medewerkers in dienst van de Kerk staan. En daar mag men nooit uit het oog verliezen dat de dienstverlening de belangrijkste doelstelling moet blijven.
Sami El-Yousef voor www.lpj.org
Vertaling: Luk De Staercke
